Βελτίωση δεξιοτήτων επικοινωνίας, Ομαδικής συνεργασίας, Διαχείρισης συγκρούσεων και κρίσεων

 

27/3/2014
 

Δανείζομαι τίτλο σεμιναρίου θέλοντας να εξετάσω την έννοια «Ομάδα». Τα άτομα που θέλουν να είναι σε μία ομάδα πρέπει να έχουν απαντήσει καθημερινά στον εαυτό τους στα εξής:

  • Γιατί είμαι εδώ;
  • Μπορώ να συνεργαστώ με άλλους;
  • Πως θα συνεργαστώ με τους άλλους;
  • Πως θα συνεργαστώ καλλίτερα;
  • Θέλω να συνεχίσω να συνεργάζομαι μαζί με τους άλλους;

Ορισμός της Ομάδας (Schein 1988) Ομάδα είναι κάθε αριθμός ατόμων που:

  • αλληλεπιδρούν μεταξύ τους
  • γνωρίζουν το ένα το άλλο από ψυχολογικής πλευράς
  • αντιλαμβάνονται τους εαυτούς τους ως ομάδα

Στάδιο 1ο: Σχηματισμός Ομάδας

Βασικά Χαρακτηριστικά
Διαχείριση / συντονισμός
Αυτό είναι το στάδιο κατά το οποίο η ομάδα συναντιέται. Τα μέλη κάθε ομάδας έχουν επιλεγεί ώστε να συμμετέχουν σε ομάδα ή έχουν ερωτηθεί. Είναι απαραίτητο για τα μέλη της ομάδας να γνωρίζονται ώστε να είναι ένα ενιαίο (αρμονικό) σύνολο  που δουλεύει αποτελεσματικά.
  • Επιλογή προσώπων ως μέλη της ομάδας με διαφορετικές ικανότητες
  • Να ληφθεί υπόψη ένα μεγάλο εύρος βασικών γνώσεων
  • Να ληφθεί υπόψη ένα μεγάλο εύρος προσωπικοτήτων
  • Βοήθεια στα μέλη της ομάδας ώστε να γνωριστούν μεταξύ της

Να δοθεί στα μέλη της ομάδας χρόνος ώστε να ενισχυθεί η ενότητα και η συνοχή της ομάδας και να σκεφτούν πάνω στη διαχείριση της

Πληροφόρηση

Τα μέλη της ομάδας ενημερώνονται για της στόχους και της σκοπούς της εργασίας της. Αλληλεπιδρούν γιατί αντιλαμβάνονται ότι όλοι δουλεύουν για την επίτευξη της κοινού σκοπού.

  • Ακριβής προσδιορισμός της εργασίας
  • Αναγνώριση των διαθέσιμων πόρων
  • Δημιουργία της χρονοδιαγράμματος

Ενημέρωση των μελών της ομάδας για το ρόλο της  ως ανθρώπινο δυναμικό

Συζήτηση προτάσεων

Τα μέλη της ομάδας υιοθετούν ρόλους και σχηματίζουν τη δομή. Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό στάδιο. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να πειραματίζονται και να παίρνουν μέρος σε παιγνίδια δύναμης ή μπορούν ακόμα να έρθουν και σε σύγκρουση. Μπορεί να υπάρχει σύγκρουση προσωπικοτήτων, ασυμβατότητα χαρακτήρων η ακόμα και ανταρσία ενάντια στον αρχηγό της

  • Επιτρέπεται στα μέλη μιας ομάδας να διαλέξουν οι ίδιοι της ρόλους της
  • Προσφέρουμε στα μέλη αρκετό χρόνο για αυτό
  • Ενθαρρύνουμε τα μέλη της ομάδας να δουλεύουν μαζί
  • Σκέψεις για την χρησιμοποίηση δραστηριοτήτων για το «χτίσιμο» της ομάδας
  • Εάν είναι απαραίτητο διευκρινίζουμε το έργο. Χρησιμοποιούμε έναν άλλο καθηγητή ως μεσολαβητή

 

Στάδια ανάπτυξης της Ομάδας
Θεωρία Bass & Ryterband (1979) Θεωρία Woodcock (1979) Θεωρία Tuckman (1965) Θεωρία Glass (1996)
Ανάπτυξη Αμοιβαίας Εμπιστοσύνης: Στην αρχή, ο φόβος και η έλλειψη εμπιστοσύνης οδηγούν τα μέλη σε αμυντική και τυπική / απρόσωπη συμπεριφορά

Επικοινωνία και Λήψη Αποφάσεων: Τα μέλη που έχουν αποδεχθεί το ένα το άλλο, αρχίζουν να εκδηλώνουν συναισθήματα. Κανόνες τίθενται, η επικοινωνία αναπτύσσεται και παράλληλα στρατηγικές επίλυσης προβλημάτων και λήψης αποφάσεων

Παρακίνηση και Παραγωγικότητα: Τα μέλη συνεργάζονται αντί να ανταγωνίζονται το ένα το άλλο, εμπλέκονται ουσιαστικά με την εργασία και αποδίδουν

Έλεγχος και Οργάνωση: Η κατανομή της εργασίας συμφωνείται βάσει ικανοτήτων. Το σχήμα είναι ευέλικτο και τα μέλη μπορούν να λειτουργούν και ανεξάρτητα

 

Η μη ανεπτυγμένη Ομάδα: Κυριαρχούν τα συναισθήματα που δημιουργούν εμπόδια. Οι στόχοι δεν είναι ξεκάθαροι. Η ηγεσία είναι ασταθής. Οι αδυναμίες των μελών «κρύβονται» και τα λάθη χρησιμοποιούνται για κριτική και όχι σαν ευκαιρίες βελτίωσης

Η Ομάδα που πειραματίζεται: Τα μέλη αρχίζουν να θέλουν να δοκιμάσουν και να ρισκάρουν. Ακούνε περισσότερο το ένα το άλλο. Δημιουργείται αίσθημα εσωστρέφειας που οδηγεί και σε απόρριψη άλλων ομάδων ή εκτός ομάδας ατόμων

Η ενωμένη Ομάδα: Η ομάδα αποφασίζει να λειτουργήσει πιο συστηματικά και να καθορίσει κανόνες και διαδικασίες. Οι βελτιωμένες σχέσεις βοηθούν σε αυτό

Η ώριμη Ομάδα: Αναπτύσσεται η ευελιξία και η ηγεσία είναι πιο αποτελεσματική. Η ενέργεια αξιοποιείται με βέλτιστο τρόπο και η ανάπτυξη είναι προτεραιότητα, μέσα σε κλίμα αμοιβαίας εμπιστοσύνης.

 

Μορφοποίηση: Οι άνθρωποι έρχονται σε επαφή και είναι επιφυλακτικοί και ανήσυχοι. Προσπαθούν να γνωριστούν και να καθιερωθούν

Καταιγίδες: Περίοδος διαφωνιών, αντιθέσεων και καυγάδων. Τα μέλη νιώθουν πιο σίγουρα και προκαλούν το ένα το άλλο. Το στάδιο αυτό είναι σημαντικό γιατί εκλύεται η απαραίτητη ενέργεια για την αλλαγή προς τη δημιουργικότητα και την καινοτομία. Η επικοινωνία έχει αρχίσει να αναπτύσσεται

Τυποποίηση: Είναι ξεκάθαρη η ταυτότητα της ομάδας και καθορίζονται κανόνες, οδηγίες, ρόλοι και δομή. Στο στάδιο αυτό πρέπει να εμπλακεί η Διοίκηση για την εξασφάλιση της ορθότητας της τυποποίησης

Λειτουργία: Η ομάδα είναι σε θέση να λειτουργήσει αποδοτικά και νε επιτύχει τους στόχους. Τα μέλη είναι ανοιχτά το ένα προς το άλλο και η αμοιβαία εμπιστοσύνη έχει αναπτυχθεί

Διακοπή: Εφόσον ο κύκλος ζωής της ομάδας έχει ολοκληρωθεί με την επίτευξη του στόχου ή τα μέλη έχουν αποχωρήσει

 

Γέννηση

Παιδική ηλικία

Ενηλικίωση

Ωριμότητα

 
Στάδιο 2ο: Λειτουργία Ομάδας
 

Κανόνες / Κανονισμοί
Σε αυτό το στάδιο η ομάδα γίνεται σταθερή και ισορροπημένη. Τα μέλη της ομάδας θεσμοθετούν κανόνες και διαδικασίες οι οποίες τους επιτρέπουν να δουλεύουν μαζί. Συμφωνούν για τους ρόλους του καθενός μέσα στην ομάδα. Οι εργασίες ομαδοποιούνται και η συνοχή της ομάδας συγκροτείται.
  • Αναγνώριση των διαφορετικών ρόλων μέσα στην ομάδα
  • Αποδοχή των ξεχωριστών αντικειμενικών στόχων
  • Ενθάρρυνση των μελών της ομάδας ώστε να εξετάσουν και να αναθεωρήσουν την δραστηριότητα τους
  • Επιβεβαίωση της αποδοτικότητας και της επικοινωνίας μεταξύ των μελών της ομάδας
  • Έπαινος της ομάδας ως μονάδα αλλά και του κάθε  μέλους ξεχωριστά
Επίτευξη των στόχων  
Αυτό είναι το παραγωγικό στάδιο. Τα μέλη δουλεύουν σε ομάδα και φέρουν εις πέρας το έργο τους. Ατομικές συνεισφορές θέτονται μαζί και η δουλειά διαιρείται. Δια μέσου της συνεργασίας και της συμμετοχής η ομάδα εργάζεται ώστε να επιτύχει τον επιδιωκόμενο σκοπό.

 

  • Βεβαιωθείτε ότι είναι διαθέσιμη επαρκής ποσότητα πόρων
  • Επίβλεψη της επίτευξης των στόχων
  • Προσφορά εποικοδομητικής ανατροφοδότησης
  • Επιτρέπουμε τα μέλη της ομάδας να οργανώσουν τη δουλειά τους εάν και εφόσον δεν λαμβάνουν χώρα κρίσιμα προβλήματα
  • Επιδοκιμάζουμε την εργασία των μελών. Αποφεύγουμε να κάνουμε την δουλειά τους
Αλλαγές  
Αυτό δεν είναι ένα ξεχωριστό στάδιο, αλλά μπορεί να συντελεσθεί οποτεδήποτε. Κατά τη διάρκεια της ύπαρξης της η ομάδα είναι δυναμική και όχι στατική. Υπάρχει η δυνατότητα να υπάρξουν αλλαγές εντός της ομάδας όσον αφορά τα μέλη της η ακόμα και την εργασία.
  • Επιτρέπουμε την ομάδα να κάνει αλλαγές εάν είναι απαραίτητο
  • Πληροφορούμαι την ομάδα εάν οποιαδήποτε αλλαγή συμβεί εξαιτίας εξωτερικών παραγόντων
  • Εάν είναι απαραίτητο δίδεται βοήθεια στα μέλη της ομάδας ώστε να μεταβάλουν την διαδικασία
  • Εάν πρόκειται να αλλάξει η σύνθεση της ομάδας, επιτρέψτε στην ομάδα να οργανωθεί εκ νέου

 
Ατομικοί Ρόλοι μέσα στην Ομάδα: Προσέγγιση Obeng (1994)
 

  • Υλοποιητές: Φέρουν σε πέρας την εργασία
  • Γνώστες: Παρέχουν εξειδικευμένη γνώση
  • Επιλύοντες προβλήματα: Επιλύουν τα προβλήματα μόλις ανακύπτουν
  • Ελεγκτές: Διασφαλίζουν ότι όλα εξελίσσονται καλά και ότι όλοι συμμετέχουν πλήρως
  • Φροντιστές: Διασφαλίζουν ότι η ομάδα έχει συνοχή και ενότητα

 
Ατομικοί Ρόλοι μέσα στην Ομάδα: Προσέγγιση Belbin (1981, 1993)
 
Ομαδάρχης

  • Βοηθά την Ομάδα να παραμένει εστιασμένη στους στόχους
  • Ενθαρρύνει τα μέλη να συμμετέχουν
  • Ανασύρει το καλύτερο από τον καθένα
  • Οργανώνει, ελέγχει, μεσολαβεί

Διαθέτει:

  • ηρεμία
  • αυτοπεποίθηση
  • αυτοέλεγχο

Αδυναμίες:

  • διανοητική ικανότητα και δημιουργικότητα όχι πάνω από το κανονικό

     
    Εφαρμοστής
     

    • Προσπαθεί για την πρακτική εφαρμογή των ιδεών
    • Επιβεβαιώνει ότι η Ομάδα δεν αποκλίνει από τους στόχους της (μαζί με τον Αξιολογητή)
    • Είναι συντηρητικός και προβλέψιμος

    Διαθέτει:

    • αντοχή
    • αυτοπειθαρχία
    • πρακτικό πνεύμα
    • υπευθυνότητα
    • σκεπτικισμό σε μη αποδεδειγμένες ιδέες

    Αδυναμίες:

  • έλλειψη ευελιξίας

     
    Διαμορφωτής
     

    • Ενδιαφέρεται για την ακρίβεια και την ορθότητα
    • Λειτουργεί σαν το «αρχείο προτύπων» της Ομάδας
    • Κρίνει ορθολογικά
    • Διακρίνει όλες τις πλευρές ενός θέματος

    Διαθέτει:

    • προνοητικότητα
    • σοβαρότητα
    • λογική
    • αναλυτική σκέψη
    • διακριτικότητα
    • ψυχρότητα

    Αδυναμίες:

    • έλλειψη έμπνευσης
    • μη ικανότητα παρακίνησης των άλλων

    Δημιουργικός

    • «Γεννά» ιδέες
    • Αναιρεί τη ρουτίνα και τη συμβατικότητα
    • Επιλύει δύσκολα προβλήματα

    Διαθέτει:

    • δημιουργική και καινοτομική σκέψη
    • φαντασία
    • πνεύμα και ευφυΐα

    Αδυναμίες:

    • «πετά στα σύννεφα»
    • έλλειψη πρακτικότητας
    • υποτιμά την τυπικότητα

    Εξερευνητής

    • Ανταποκρίνεται στις προκλήσεις
    • Εξερευνά οτιδήποτε καινούργιο
    • Διερευνά κάθε ευκαιρία
    • Αποτελεί τον κόμβο εξωτερικής επικοινωνίας της Ομάδας

    Διαθέτει:

    • εξωστρέφεια
    • ενθουσιασμό
    • περιέργεια
    • δυνατότητα καλής επικοινωνίας

    Αδυναμίες:

  • χάνει γρήγορα το ενδιαφέρον του όταν η γοητεία του καινούργιου περάσει

     
    Αξιολογητής
     

    • Ενδιαφέρεται για την ακρίβεια και την ορθότητα
    • Λειτουργεί σαν το «αρχείο προτύπων» της Ομάδας
    • Κρίνει ορθολογικά
    • Διακρίνει όλες τις πλευρές ενός θέματος

    Διαθέτει:

    • προνοητικότητα
    • σοβαρότητα
    • λογική
    • αναλυτική σκέψη
    • διακριτικότητα
    • ψυχρότητα

    Αδυναμίες:

    • έλλειψη έμπνευσης
    • μη ικανότητα παρακίνησης των άλλων

    Λειτουργικός

    • Προάγει το ομαδικό πνεύμα
    • Ανταποκρίνεται σε ανθρώπους και καταστάσεις
    • Συμβάλλει στη διατήρηση της συνοχής της Ομάδας

    Διαθέτει:

    • κοινωνικότητα
    • ηπιότητα
    • ευαισθησία

    Αδυναμίες:

  • αναποφασιστικότητα σε καταστάσεις κρίσης

     
    Ολοκληρωτής
     

    • Ενοποιεί στοιχεία και ολοκληρώνει εργασίες
    • Δίνει σημασία στη λεπτομέρεια
    • Τηρεί τα χρονικά όρια
    • Παρακολουθεί την εξέλιξη για τη διασφάλιση του αποτελέσματος

    Διαθέτει:

    • ανησυχία
    • ευσυνειδησία
    • επιμέλεια
    • μεθοδικότητα

    Αδυναμίες:

    • τάση να ανησυχεί για μικροπράγματα
    • διστακτικότητα στο να αφήσει ένα θέμα

    Στάδιο 3ο: Διάλυση της Ομάδας

    Θλίψη, Λύπη  
    Αυτό είναι το τελικό στάδιο. Η ομάδα φέρει εις πέρας την εργασία της. Ο αρχικός σκοπός της δημιουργίας και ύπαρξης της ομάδας έχει περατωθεί και η ομάδα  θα πρέπει να διαλυθεί. Η διάρκεια ζωής της ομάδας θα πρέπει επισήμως να τερματιστεί.
    • Επίσημη βεβαίωση ότι η δουλειά της ομάδας έχει πραγματοποιηθεί
    • Επιδοκιμάζουμε την ομάδα για την επίτευξη των στόχων της
    • Διευκολύνουμε την ομάδα ώστε να σκεφτεί πάνω στη διαδικασία και στα προϊόντα που παράγονται από αυτή
    • Αναγνωρίζουμε τα μαθήματα που έχουν διδαχθεί για την εργασία, για τα μέλη της ομάδας και για τα αποτελέσματα

     
    Μια αποτελεσματική Ομάδα
     

    Επίβλεψη και ανατροφοδότηση
    Σωστός συνδυασμός ικανοτήτων
    Ισότητα μεταξύ των μελών
    Έλεγχος των αντιθέσεων

    Αποτελεσματικές

    ομάδες

    Κατάλληλο μέγεθος
    Λάθη και μη ρεαλιστικές απόψεις εξαιρούνται από την αρχή Κατανοητή εργασία

    Οδηγίες και στόχοι

    Δημιουργία και επαλήθευση νέων ιδεών Καθαρή άποψη των στόχων και εργασιών
    Δημιουργία και επαλήθευση νέων ιδεών Γενική συναίνεση έργου και ευθύνη για τον καθένα
    Καλή επικοινωνία Αμοιβαία υποστήριξη και φροντίδα
    Καθαρός διαχωρισμός των ατομικών ρόλων και εργασιών Διαχωρισμός εργασίας

     
    Πηγές – Βιβλιογραφία:

    Για το Fire.gr, Χ. Ζαφειρίου
    Πιστοποιημένος από το ΕΚΔΔΑ στη Διαχείριση Κρίσεων, Συγκρούσεων και Καταστάσεων Έκτακτης Ανάγκης – Υγιεινής και Ασφάλειας – Σχεδιασμό και Εφαρμογή Σχεδίων Πολιτικής Προστασίας.

  • Κάντε το πρώτο σχόλιο

    Υποβολή απάντησης

    Η ηλ. διεύθυνσή σας δεν δημοσιεύεται.


    *


    Αυτός ο ιστότοπος χρησιμοποιεί το Akismet για να μειώσει τα ανεπιθύμητα σχόλια. Μάθετε πώς υφίστανται επεξεργασία τα δεδομένα των σχολίων σας.